Akár egy kisebb csapatépítő program, akár egy nagy céges sportnap megszervezése a feladat, a rendezvényszervezés komplex elfoglaltság. Minden esemény, legyen az bármilyen egyszerű vagy összetett, részletes tervezést és szervezést igényel. A helyszín kiválasztásától kezdve a rendezvény részletes programjáig számos olyan összetevő van, amelyet már korán el kell kezdeni figyelembe venni, hogy a folyamat a lehető legstresszmentesebb legyen.
Bár nincs két egyforma esemény, és minden eseménynek különböző a célja és közönsége, összegyűjtöttük azt az 5 lépést, amikkel sokat tehetsz, hogy a szervezés folyamata jó irányba haladjon és sikeres legyen a rendezvényed.
Kezdd el időben a szervezést
Ne hagyd az utolsó pillanatra a rendezvénnyel kapcsolatos teendőket, mert a kapkodásnak sosincs jó vége. Ha korán elkezded átgondolni, hogy milyen feladatok várnak rád az esemény előtt, akkor biztosan nem fog semmi kimaradni és a nyugalmad is megmarad.
Találd meg a tökéletes helyszínt
A folyamat a helyszín kiválasztásával kezdődik. Amennyiben kültéri találkozót szeretnél, ne feledkezz meg arról, hogy az időjárás keresztbe húzhatja a számításaidat, így mindig kell egy B terv, vagy esőnap. Az is fontos szempont, hogy a csapat a közelben marad vagy inkább messzebb utaznátok erre a napra. Beltéri program esetében pedig a helyszín időben történő lefoglalása kulcsfontosságú.
Mit szeretnél elérni a rendezvénnyel?
A következő lépés maga a koncepció és a célok, célkitűzések meghatározása. Mielőtt belevágsz a mélyebb logisztikába, időt kell szánnod arra, hogy meghatározd a rendezvény célját és okát. Sportos, interaktív csapatépítőt szeretnél, ami javítja a kollégák közötti kapcsolatot? Vagy egy nagyszabású családi napot rendeznél, gyerekprogramokkal együtt, hogy mindenki jobban megismerhesse a másikat? Többnapos vállalati kirándulást szerveznél, amikor magatok mögött hagyjátok a munkát és messzebbre mentek kikapcsolódni? Ha ezeket a kérdéseket felteszed magadnak már létrehozhatod az esemény előzetes kereteit.
Igényfelmérés a résztvevőknél
Természetesen nem csak az számít, hogy te mit szeretnél. Fontos azt is megtudnod, hogy mit szeretnének a résztvevők. A vendégek igényeinek ismeretében el kell döntened például, hogy legyenek-e versenyek, vagy szeretnének-e fellépőt az összejövetelre, illetve, ha külsős meghívott szereplő is fellép ezen a napon, ki az, aki nagy sikert arathat és szórakoztatja a közönséget.
Feladatok, kompetenciák kiosztása
Kisebb rendezvény esetében előfordulhat, hogy a lista több elemét is személyesen fogod tudni elvégezni, majd kipipálni, egy nagy esemény létrehozásához azonban szervezett csapatra lesz szükséged a produkció kivitelezéséhez.
Fontos, hogy tudatosítsd, hogy mindig lesznek olyan tényezők, amelyekre nincs ráhatásod, egy profi csapattal azonban nem érhet váratlan meglepetés. Válassz olyan rendezvényszervező csapatot, akiknek nagy tapasztalata van hasonló rendezvények megvalósításában és rendelkezésükre áll elég eszköz és ember ahhoz, hogy sikerre vigyék veled a programot.
